| Kaufmännische Verwaltung |
WirtschaftspläneLaut Wohnungseigentumsgesetz ist der Wirtschaftsplan eine Aufstellung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums für ein Kalenderjahr. Der beschlossene Wirtschaftsplan begründet die Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer, aufgestellt wird er vom Verwalter. Er wird von der Wohnungseigentümerversammlung mehrheitlich beschlossen. Im Wirtschaftsplan werden die Einnahmen und Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr berechnet, hinzu kommt die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Er beinhaltet nur die Kosten zur Verwaltung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und der Betriebskosten, welche über die Gemeinschaft abgerechnet werden, wie beispielsweise Müllbeseitigung, Wasser- und Abwasserkosten. Bei den Kosten unterscheidet man zwischen umlagefähigen Betriebskosten (Nebenkosten) und nicht umlagefähigen Betriebskosten. Erstere sind die Kosten, welche im Fall einer Vermietung auf die Mieter umgelegt werden können, falls nicht vertraglich anders vereinbart. Üblicherweise handelt es sich dabei um folgende Punkte:
Nicht umlagefähige Kosten sind: Verwaltung von VerwaltungsvermögenZu unseren Aufgaben zählt auch die Verwaltung des Geldvermögens der Eigentümergemeinschaft. So haben die Eigentümer die Möglichkeit, die Vorteile der Sonderkonditionen bezüglich Zinsen, Kontoführung oder Geldanlagen zu nutzen, welche uns Kreditinstitute aufgrund einer langfristigen und vertrauensvollen Zusammenarbeit einräumen. EigentümerversammlungenIn der Eigentümerversammlung bespricht die Wohnungseigentümergemeinschaft den aktuellen Stand der Wohnanlage und entscheidet über zukünftige Maßnahmen. Wenigstens einmal im Jahr hat der Verwalter schriftlich und mit mindestens zwei Wochen Vorlauf zur Eigentümerversammlung einzuladen. Aus der Einladung müssen Ort, Zeit und Tagesordnung der Versammlung hervorgehen. Der Zeitpunkt muss verkehrsüblich und zumutbar sein. An ihr nehmen die Eigentümer teil. Kann ein Eigentümer nicht erscheinen, darf er einen Vertreter schicken. In der Regel führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung. Die Versammlung ist meist beschlussfähig, wenn die Anwesenden die Mehrheit aller im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteile repräsentieren. Der Verlauf und die Entscheidungen einer solchen Sitzung müssen in einem Protokoll und im Beschlussbuch festgehalten werden. Je größer eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist, desto schwieriger gestaltet sich im Allgemeinen die Herstellung eines breiten Einvernehmens. Hier ist die Hausverwaltung gefragt, als Moderator zu vermitteln und eine für alle Seiten akzeptable Lösung zu finden, ohne die Notwendigkeiten bestimmter Maßnahmen zur Erhaltung der Immobilie aus den Augen zu verlieren. Zu den typischen Tagesordnungspunkten einer solchen Versammlung gehören:
Entwurf der HausordnungFür das reibungslose und problemlose Miteinander in einem Gebäude mit Eigentumswohnungen reicht eine Standardhausordnung in der Regel nicht aus. Eine gute Hausordnung muss auf die individuellen Besonderheiten eines Objekts eingehen. Die Aufstellung einer Hausordnung entspricht Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung (§ 21 Abs. 5 Nr. 1 WEG) und kann deshalb von jedem Wohnungseigentümer, notfalls auch auf gerichtlichem Wege gefordert werden. Sie ist wesentlicher Bestandteil einer ordentlichen Hausverwaltung. Die Hausordnung der WE-Gemeinschaft gilt gegenüber Mietern nur, wenn sie auch ausdrücklich und rechtsgültig als Mietvertragsbestandteil vereinbart ist. Wir helfen Ihnen gerne dabei, eine Hausordnung zu erstellen, die zum einem auf die Bedürfnisse der Bewohner der Eigentumswohnung und zum andern auch auf die individuellen Bedürfnisse des Objekts eingeht. Zu den wesentlichsten zu regelnden Punkten gehören:
Dabei können die verschiedensten Dinge auf die Ausarbeitung der Hausordnung Einfluss nehmen. Zu den Einflussfaktoren gehören unter anderem:
Aus all diesen Faktoren formen wir eine Hausordnung, die den individuellen Ansprüchen des einzelnen Bewohners so weit wie möglich entgegen kommt. Dabei achten wir streng darauf, dass diese nicht zu Lasten des Ruhebedürfnisses anderer Bewohner geht. InstandhaltungspläneAuch eine Immobilie wird älter und von Zeit zu Zeit muss das Haus oder die Wohnung renoviert und die technischen Anlagen sowie Einbauten erneuert werden. Umsichtige Eigentümer von Eigentumswohnungen beginnen deshalb früh mit der Bildung von Rücklagen. Wir helfen Ihnen dabei, hierfür einen Plan zu erstellen. Wir stellen diesen in enger Absprache mit dem Eigentümer auf, damit er weiß, wann was auf ihn zukommt. Die Instandhaltungsrücklage wird von allen Miteigentümern anteilig aufgebracht. Der Verteilungsschlüssel orientiert sich am Miteigentumsanteil, wenn nichts anderes in der Teilungserklärung vereinbart ist. Eine Abschätzung der gesamten zu erwartenden Instandhaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum kann zum Beispiel mittels der petersschen Formel vorgenommen werden. Sie besagt, dass innerhalb von 80 Jahren das 1,5-Fache der Herstellungskosten für die Instandhaltung benötigt wird. Die Formel eignet sich aber nur für ältere Anlagen. Nach einer groben Faustregel des Fachverbands für Wohnungseigentumsverwalter ist bei Neuanlagen eine jährliche Zuweisung zur Instandhaltungsrücklage von 0,8 bis 1,0 % des Kaufpreises ab Baufertigstellung angemessen. HeizkostenabrechnungDie Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung einer Eigentümergemeinschaft, soweit eine Zentralheizung vorhanden ist. Sie beinhaltet zum Beispiel die Kosten, welche durch die Wärmelieferung und Warmwasserlieferung entstehen. In Deutschland ist sie durch die Heizkostenverordnung gesetzlich geregelt. Diese verpflichtet jeden Betreiber einer gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage zur verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heizkosten. Die Abrechnung der Kosten beinhaltet die Aufstellung aller Heizkosten, die in der Heizperiode angefallen sind. Dabei muss die Heizperiode ein Jahr umfassen, aber nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Weitere Positionen der Heizkostenaufstellung sind die Kosten der Wartung, Bedienung und Reinigung der Anlage und des Heizungsraums sowie die Kosten des Betriebsstroms und die Schornsteinfegerkosten. MahnwesenUm Hausgeldrückstände einzutreiben und Eigentümer dazu zu bringen, ausstehende Forderungen zu begleichen, ist ein effektives Mahnwesen und ein funktionierendes Forderungsmanagement unabdingbar. Im anderen Fall kann der Ausfall von Forderung hohe Verluste bedeuten. Für ein erfolgreiches Mahnverfahren gilt die genaue Festlegung von Zahlungszeitpunkten in der Eigentümerversammlung als Grundvoraussetzung. Das Gleiche gilt für die pünktliche Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden. Wir empfehlen folgende Schritte zur Eintreibung von Forderungen: Zahlungserinnerung, Mahnungen, gerichtlicher Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und schließlich die Zwangsvollstreckung. Beachten WEG-rechtlicher VorschriftenBei den WEG Vorschriften unterscheidet man zwischen unabdingbaren und abdingbaren Vorschriften. Bei unabdingbaren Vorschriften des WEG handelt es sich um zwingende Regelungen, die durch Vereinbarung nicht abgeändert werden können. Die Definition, welche Vorschriften unabdingbar sind, ergibt sich zum einen aus dem Wortlaut des Gesetzes. Zum anderen gelten WEG Vorschriften auch als unabdingbar, wenn sie zum Kernbereich des Wohnungseigentumsgesetzes gehören. Dies leitet sich aus der herrschenden Meinung in Rechtsprechung und Literatur ab. Folgende Vorschriften zählen zu den unabdingbaren Vorschriften:
Im Gegensatz zu unabdingbaren Vorschriften können die Regelungen und Vereinbarungen von abdingbaren Vorschriften des WEG durch Vereinbarungen verändert oder aufgehoben werden. Nach § 10 Abs. 2 haben Wohnungseigentümer grundsätzlich das Recht, ihr Verhältnis untereinander durch Vereinbarung abweichend vom Gesetz zu regeln. Dabei sind natürlich die Beschränkungen, welche sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz und den allgemeinen Rechtsvorschriften ergeben (s. WEG - Vorschriften, unabdingbare) zu beachten. Wir beraten die Eigentümer, welche Beschlüsse in Abweichung zum Gesetz gefasst werden dürfen und welche nicht. Beispiele für typische vom Gesetz abweichende Vereinbarungen der Wohnungseigentümer sind:
VersicherungNatürlich sollte eine Immobilie bestmöglichst gegen eventuelle Schäden oder sogar Zerstörung geschützt werden. Dafür bieten diverse Versicherungen die verschiedensten Angebote an. Hier gilt es, die verschiedensten Versicherungsverträge auf Herz und Nieren zu prüfen. Außerdem muss abgewogen werden, welche Versicherung den individuellen Anforderungen einer Immobilie am besten entspricht. Die Zusammenstellung eines objektgerechten Sicherheitspakets gehört zu den Kernaufgaben einer Hausverwaltung. Die letztendliche Entscheidung, welche Versicherungen bei welcher Gesellschaft abgeschlossen werden, obliegt jedoch allein der Wohnungseigentümergemeinschaft. Häufig beobachten wir, dass die Immobilienbesitzer dazu tendieren, jedes noch so geringe Risiko abzudecken. Beim genaueren Hinsehen ergibt sich dann ein schlechtes Preisleistungsverhältnis zum Nachteil der Wohnungseigentümergemeinschaft. Bestimmte Punkte müssen von einer Versicherung abgedeckt werden. Dabei handelt es sich um die Risiken Brand, Sturm, Hagel und Schäden durch Leitungswasser. Banken schreiben diese Versicherungen auch zwingend vor. Dabei ist zu beachten, dass die Versicherungen regelmäßig an der Wertentwicklung einer Immobilie angepasst werden, um eine mögliche Unterversicherung zu vermeiden. Der Wert eines Gebäudes kann sich durch Renovierung, Um- und Anbauten verändern. Das ist ein wichtiger Punkt, denn im Fall einer Unterversicherung werden Schäden nur bis zum prozentualen Grad der Unterversicherung ausgeglichen. Manche Versicherer bieten mit ihren Verträgen eine Automatismus an, der die üblichen Kriterien der Wertsteigerung berücksichtigt. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Elementarrisiken. Je nach Lage der Immobilie sollte über Versicherung gegen eine der folgenden Gefahren nachgedacht werden: Überschwemmung, Erdbeben, Erdsenkung, Erdrutsch, Schneedruck oder Lawinen. Darüber hinaus sehen wir eine Haftpflichtversicherung als unverzichtbar an. Denn das Risiko, dass ein Dritter zum Beispiel durch herabfallende Ziegel oder Sturz auf nicht geräumten Wegen zu Schaden kommt, ist finanziell kaum überschaubar. Eine zusätzliche Gewässerschaden-Haftpflichtversicherung ist bei Betrieb einer Ölheizung ein weiteres absolutes Muss. All diese Prämien müssen von der Wohnungseigentümergemeinschaft aufgebracht werden und werden nach den üblichen Schlüsseln auf den einzelnen Eigentümer umgelegt. Organisation von HilfskräftenFür die Wertsicherung eines Wohngebäudes werden die verschiedensten Hilfskräfte benötigt. Wie zum Beispiel Gärtner, Reinigungskräfte oder Hausmeister, um nur einige Beispiele zu nennen. Um einen optimalen Einsatz der Hilfskräfte zu ermöglichen, gilt es, die Qualität ihrer Arbeit ständig zu kontrollieren. Außerdem ist regelmäßig zu prüfen, ob die Anzahl der Hilfskräfte aus aktuellen Anlässen erweitert oder verringert werden muss. Daher kümmern wir uns um deren Einstellung, geben Anweisung und sorgen für die Überwachung der erbrachten Leistungen. Beauftragung von SpezialistenDa wir schon lange im Bereich Immobilien aktiv sind, verfügen wir über einen großen Pool an Experten, die mit umfangreichem Wissen zu den verschiedenen Themen aufwarten. Gerne stellen wir für Sie den Kontakt zu diesen Spezialisten her. Sei es zu Architekten oder Sachverständigen, um nur einige Beispiele zu nennen. Koordinierung von ZusatzdienstenDie Betreuung einer Immobilie bedarf auch zahlreicher Zusatzdienste. Dabei kann es sich um Leistungen wie Wachdienst, Hochwasserdienst, Streudienst, Sachverständige oder Gutachter handeln. Mit unserer langjährigen Erfahrung verfügen wir natürlich über die entsprechenden Kontakte. So können wir unseren Kunden eine reibungslose Koordinierung dieser Zusatzdienste garantieren. BehördenverkehrViele vergleichen deutsche Behörden mit einem Dschungel. Oft haben sie das Problem, bei Ämtern den richtigen Durchblick zu finden. Wir übernehmen das für unsere Kunden. Vertretung gegenüber DrittenAls Verwalter führen wir die Geschäfte der WEG. Daher vertreten wir diese auch nach Außen gegenüber Dritten. So stehen wir im Kontakt mit allen Versorgern oder Auftragnehmern rund um die Immobilie. |
