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DEBONA Hausverwaltung

Kaufmännische Verwaltung


Abschluß und Kündigung von Mietverträgen

Als Vermieter einer Gewerbeeinheit, stellt sich früher oder später die Frage, wie ein Mietverhältnis wieder beendet wird. Enthält ein Mietvertrag keine Bestimmung, wann das Mietverhältnis beendet sein soll, läuft der Mietvertrag auf unbestimmte Zeit. Ein solches Mietverhältnis kann unter Einhaltung der gesetzlich oder vertraglich bestimmten Kündigungsfristen durch ordentliche Kündigung beendet werden. Die DEBONA Hausverwaltung unterstützt ihre Kunden bei dem Abschluss und der Kündigung von Mietverträgen. Dabei achten die DBONA Mitarbeiter auf mögliche Besonderheiten und Stolperfallen, so dass es für die Kunden zu keinen unliebsamen Überraschungen kommt.



Abnahme und Übernahme der Gewerbeeinheiten

Im Namen ihrer Kunden übernimmt die DEBONA Hausverwaltung Protokollabnahmen beim Ein- und Auszug von Mietern. Darüber hinaus werden Übernahmeprotokolle von Einzügen und Auszügen erstellt. Die Protokolle werden am Tag des Einzugs sowie am Tag des Auszugs in Anwesenheit beider Parteien ausgefüllt. Das gilt für Wohnungen als auch gewerblich genutzte Objekte Ein Protokoll als Ergebnis einer gemeinsamen Besichtigung des Mietobjekts ist zwar kein Muss. Doch hilft es, Beweisschwierigkeiten über den Zustand des Mietobjekts zu vermeiden. Daher sollten alle Beteiligten sich genügend Zeit für die Besichtigung der Immobilie und Überprüfung der Funktion einzelner Anlagen nehmen(z. B. Lichtschalter, Klingel- bzw. Gegensprechanlage, Wasserhähne) und die Ergebnisse in eine Checkliste eintragen.



Mietinkasso

Es gibt Fälle, in denen Mieter ihre Miete, die Betriebskosten oder die Kaution nicht pünktlich zahlen. Dann übernimmt die DEBONA Hausverwaltung sofort und geradlinig die telefonische und schriftliche Beitreibung dieser Versäumnisse. Unsere Mitarbeiter mahnen die rückständigen Beträge unverzüglich an, schließen Teilzahlungsvereinbarungen und erwirkt Mahn- und Vollstreckungsbescheide sowie Urteile gegen säumige Mieter. Nach Rücksprache mit dem Kunden fordert die DEBONA Hausverwaltung auch Räumungsklagen oder Zwangsräumungen ein.



Buchführung

Buchführung beinhaltet die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge rund um eine Immobilie aufgrund von Belegen. Diese Aufzeichnungen müssen in Zahlenwerten vorgenommen werden und planmäßig, lückenlos, zeitliche und sachlich geordnet sein. Bei der Buchführung handelt es sich um das Spiegelbild einer wirtschaftlichen Unternehmung in Zahlen. Sie ist wichtige Informationsquelle für den Unternehmer und dient außerdem dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen. Als sachverständiger Dritter übernimmt die DEBONA Hausverwaltung die Buchführung für alle Geschäftsvorgänge, welche die Immobilien ihrer Kunden betrifft.



Anpassung der Mieten

Bei Gewerbeobjekten steht es dem Vermieter frei, die Miete nach seinen Vorstellungen festzulegen. Dennoch sollte sie an ortsübliche Vergleichsmieten angepasst sein. Eine Mieterhöhung bietet sich beispielsweise im Anschluss an Modernisierungen des Objektes an. Die DEBONA Hausverwaltung hilft ihren Kunden gerne, die richtige Miete festzulegen und die Erhöhung umzusetzen. Dazu informieren wir unsere Kunden regelmäßig über den neusten Stand der Rahmenbedingungen, der für eine rechtskonforme Anpassung notwendig ist.



Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten sind Kosten, die beim Eigentümer durch das Grundstück anfallen. Sie sind vom Eigentümer zu tragen. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. Während die Miete für private Mietobjekte im Bürgerliche Gesetzbuch geregelt werden, kann die Betriebskostenabrechnung für Gewerbeobjekt frei vereinbart werden. So können bei Gewerbeobjekten zum Beispiel auch Verwaltungs- und Reparaturkosten mit umgelegt werden, was bei privaten Mietobjekten nicht der Fall ist.
Gerne übernimmt die DEBONA Hausverwaltung für ihre Kunden die Abrechnung der Betriebskosten. Dabei achten die Mitarbeiter der DEBONA darauf, dass alle Formalien und Fristen eingehalten werden.



Kostenoptimierung

Das Thema Kosteneinsparung ist in den letzten Jahren dringlicher denn je geworden. Energie-, Entsorgungs- und Versicherungskosten treiben die laufenden Belastungen im Bereich der Gebäudebewirtschaftung kontinuierlich in die Höhe. Die DEBONA Hausverwaltung bietet hier eine systematische Analyse und Marktbeobachtung. Wir zeigen Alternativen auf und betreiben eine konsequente Erforschung von Optimierungsmöglichkeiten, die sich aus der Analyse für eine Immobilie ergeben.



Behördenverkehr

Der Umgang mit Behörden gehört zum täglichen Brot der DEBONA Mitarbeiter. Daher wissen diese natürlich auch, welche Unterlagen für welche Verfahren benötigt werden. So können Verzögerungen durch fehlende Unterlagen vermieden werden.
Wir kennen die richtigen Ansprechpartner. So sind wir gerade bei baurechtlichen oder notariellen Fragen in der Lage, wichtige Dinge im Vorfeld zu erledigen. Mit dem Resultat, dass wir unseren Kunden langwierige Anfragen ersparen kann. Wir kümmern uns um den Kontakt zu den Behörden der Stadt, des Landes oder ihrem Versorgungsunternehmen, um nur einige Beispiele zu nennen.



Versicherung

Ein Gewerbeobjekt muss bestmöglichst durch eine Versicherung gegen eventuelle Schäden oder sogar Zerstörung geschützt werden. Hier gilt es, die verschiedensten Versicherungsverträge auf Herz und Nieren zu prüfen.
Die Zusammenstellung eines solchen Sicherheitspakets gehört zu den Kernaufgaben der DEBONA Hausverwaltung. Die Entscheidung, welche Versicherungen abgeschlossen werden, obliegt jedoch allein dem Eigentümer.
Häufig beobachten die Mitarbeiter der DEBONA Hausverwaltung, dass die Besitzer von Gewerbeobjekten dazu neigen, jedes noch so geringe Risiko abzudecken. Daraus ergibt sich dann ein schlechtes Preisleistungsverhältnis zum Nachteil des Eigentümers.
Bestimmte Punkte müssen von einer Versicherung abgedeckt werden. Dabei handelt es sich um die Risiken Brand, Sturm, Hagel und Schäden durch Leitungswasser. Banken schreiben diese Versicherungen auch zwingend vor. Dabei ist zu beachten, dass die Versicherungen regelmäßig an der Wertentwicklung einer Immobilie angepasst werden, um eine mögliche Unterversicherung zu vermeiden. Der Wert eines Gebäudes kann sich durch Renovierung, Um- und Anbauten verändern. Das ist ein wichtiger Punkt, denn im Fall eine Unterversicherung werden Schäden nur bis zum prozentualen Grad der Unterversicherung ausgeglichen. Manche Versicherer bieten mit ihren Verträgen einen Automatismus an, der die üblichen Kriterien der Wertsteigerung berücksichtigt.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Elementarrisiken. Je nach Lage der Immobilie sollte über Versicherung gegen eine der folgenden Gefahren nachgedacht werden: Überschwemmung, Erdbeben, Erdsenkung, Erdrutsch, Schneedruck, oder Lawinen. Darüber hinaus sehen wir eine Haftpflichtversicherung als unverzichtbar an. Denn das Risiko, dass ein Dritter zum Beispiel durch herabfallende Ziegel oder Sturz auf nicht geräumten Wegen zu Schaden kommt, ist finanziell kaum überschaubar. Eine zusätzliche Gewässerschaden-Haftpflichtversicherung ist bei Betrieb einer Ölheizung ein weiteres absolutes Muss.



Führung von Hauskonten

Auf das so genannte Hauskonto werden Mieten und Nebenkosten überwiesen. Im Auftrag der Kunden überwacht die DEBONA Hausverwaltung die Buchung der Mieteinnahmen auf das Konto. Das Gleiche gilt für Zahlung der laufenden Bewirtschaftungskosten aus dem Hauskonto.



Abwicklung von Schadensfällen

Im Fall einer Schadensmeldung (z.B. Wasserschaden), verständigt die DEBONA Hausverwaltung zügig den für die Immobilie zuständigen Dienstleister (Installateur). Des Weiteren erstatten wir umgehend Meldung an die Versicherung. Darüber hinaus formuliert die DEBONA auch eine schriftliche Schadensmeldung und kümmert sich um den Abwicklung des Schadenfalls mit dem Versicherer.



Reporting bis zum 10. des Folgemonats

Gerade für unsere gewerblichen Auftraggeber ist es wichtig, dass bis spätestens dem Zehnten des Folgemonats alle Daten über Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung stehen. Dabei kann es sich um Angaben zu Mieten, Nebenkosten oder Reparaturkosten handeln. Wir stellen sicher, dass diese Daten jeden Monat per E-Mail, Fax oder einer anderen Form des Datenaustausches rechtzeitig und vertraulich übermittelt werden.



Jahresabrechnung und vierteljährliche Abrechnung

Die Jahresabrechnung ist die jährlich nach dem Wirtschaftsjahr fällige Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, die für eine vermietete Immobilie anfallen. Die Jahresabrechnung wird von dem Hausverwalter erstellt. In ihr werden die jährlichen Ausgaben und die Einnahmen für den Besitzer der Immobilie aufgestellt. Gerne übernimmt die DEBONA Hausverwaltung diese Aufgabe. Das gleiche gilt für vierteljährliche Abrechnungen.