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DEBONA Hausverwaltung

Kaufmännische Verwaltung


Abschluß und Kündigung von Mietverträgen

Die Rechte der Mieter wurden in den letzten Jahren immer weiter gestärkt. Beim Abschluss von Mietverträgen gilt es deshalb, Änderungen in der Rechtsprechung von vorneherein so zu berücksichtigen, dass dem Vermieter kein Schaden entsteht. Mit Hilfe von geprüften Mietverträgen stehen wir unseren Kunden zur Seite. Im Bedarfsfall führen wir auch die Verhandlungen mit den Mietern über die Höhe der Mietkonditionen und sonstigen Vereinbarungen, die im Mietvertrag fixiert werden müssen.

Irgendwann kann ein Mietverhältnis auch wieder beendet werden. Grundsätzlich läuft ein Mietvertrag auf unbestimmte Zeit. Es sei denn, er enthält eine Bestimmung, wann das Mietverhältnis beendet wird. Ein Mietverhältnis kann unter Einhaltung der gesetzlich oder vertraglich bestimmten Kündigungsfristen durch ordentliche Kündigung beendet werden. Wir helfen unseren Kunden bei der Kündigung von Mietverträgen und achten dabei auf mögliche Besonderheiten und Stolperfallen.



Abnahme und Übernahme der Mieteinheiten

Beim Ein- und Auszug von Mietern führen wir stellvertretend für unsere Kunden Abnahmen beziehungsweise Übergaben der Mietobjekte durch. Hierzu werden vorgefertigte Übernahmeprotokolle am Tag des Einzugs sowie am Tag des Auszugs in Anwesenheit beider Parteien ausgefüllt. Das gilt für Wohnungen als auch gewerblich genutzte Objekte. Obwohl ein Protokoll als Ergebnis einer gemeinsamen Besichtigung des Mietobjekts kein gesetzlich vorgeschriebenes Muss ist, kann es sehr hilfreich sein. So werden Beweisschwierigkeiten über den Zustand des Mietobjekts vermieden. Daher sollten alle Beteiligten sich genügend Zeit für die Besichtigung der Immobilie und Überprüfung der Funktion einzelner Anlagen nehmen (z. B. Lichtschalter, Klingel- bzw. Gegensprechanlage, Wasserhähne) und die Ergebnisse in eine Checkliste eintragen.

Auch notwendige Folgearbeiten wie die Anzeige von Mieterwechseln bei Stromversorgern werden von uns übernommen.



Mietinkasso

Für den Fall, dass ein Mieter seine Miete, die Betriebskosten oder die Kaution nicht pünktlich zahlt, übernehmen wir sofort und geradlinig die telefonische und schriftliche Beitreibung. Unsere Mitarbeiter mahnen die rückständigen Beträge unverzüglich an, schließen - falls notwendig - Teilzahlungsvereinbarungen ab und erwirken Mahn- und Vollstreckungsbescheide sowie Urteile gegen den säumigen Mieter. Nach Rücksprache mit dem Kunden leiten wir auch Gerichtsverfahren ein, wie zum Beispiel Räumungsklagen. Darüber hinaus werden auch Zwangsräumungen durchgeführt.



Buchführung

Bei der Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge rund um ein Mietobjekt auf Grund von Belegen handelt es sich um die Buchführung. Diese Einträge müssen in Zahlenwerten vorgenommene werden und nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung planmäßig, lückenlos sowie zeitlich und sachlich nachvollziehbar sein. So ergibt sich ein Spiegelbild der wirtschaftlichen Unternehmung in Zahlen rund um die Immobilie. Für den Besitzer der Wohnung stellt die Buchführung eine wichtige Informationsquelle dar. Außerdem kann er mit ihr den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen. Die Ergebnisse der Buchführung fließen als Basis in die Berechnung der Einkommensteuer ein. Als sachverständiger Dritter übernehmen wir die Buchführung für alle Geschäftsvorgänge, welche die Immobilien des Kunden betreffen.



Anpassung der Mieten

Da Mietverhältnisse über privaten Wohnraum vom Vermieter nicht grundlos gekündigt werden dürfen, wurde für den Vermieter die Möglichkeit geschaffen, einseitig mit Mieterhöhungen auf wirtschaftliche Veränderungen zu reagieren. Eine Erhöhung der Miete ist nur in den gesetzlich ausdrücklich geregelten Fällen möglich. Die häufigsten Mieterhöhungen erfolgen zur Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete sowie im Anschluss an Modernisierungen. Wir informieren unsere Kunden regelmäßig über den neusten Stand der Dinge, beschaffen notwendige Unterlagen wie Mietspiegel und führen für sie die Anpassung von Mieten durch. Hierzu gehört auch die Korrespondenz zu Mietervereinen, in denen immer mehr Mieter organisiert sind.



Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten sind Kosten, die beim Eigentümer durch das Grundstück anfallen. Sie sind vom Eigentümer zu tragen. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht die Möglichkeit vor, hierzu entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder eine angemessene Pauschale vorzusehen, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind.

Die Einzelheiten hierzu sind seit der Mietrechtsreform 2001 in § 556 Abs. 3 BGB geregelt. Die Betriebskostenabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll;
- die Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Verteilerschlüssel;
- die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll;
- den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Wenn es der Kunde wünscht, übernehmen wir für ihn die Abrechnung der Betriebskosten. Dabei achten wir darauf, dass alle Formalien und Fristen eingehalten werden.



Kostenoptimierung

Kosten in den Bereichen Energie, Entsorgung und Versicherung stellen für die Gebäudebewirtschaftung eine hohe finanzielle Belastung dar. Wir bieten unseren Kunden eine systematische Analyse und Marktbeobachtung an. Ziel ist es, für den Kunden eine konsequente Nachverfolgung von Optimierungsmöglichkeiten zu betreiben und Alternativen aufzuzeigen.

Das heißt konkret: Wir schließen Rahmenverträge über die Lieferung von Gas und Strom mit Versorgungsunternehmen, wie beispielsweise den Stadtwerken, ab. Bedingt durch die gegenüber Einzelpersonen deutlich größeren Abnahmemengen können hierbei erhebliche Preisvorteile erzielt werden. Davon profitieren die Mieter unserer Kunden, die geringere Nebenkosten zahlen müssen. Für den Vermieter hat dies den Vorteil, dass sein angebotener Wohnraum attraktiver und damit evtl. einfacher und besser vermietet werden kann.



Behördenverkehr

Der Umgang mit Behörden gehört zum täglichen Brot unserer Mitarbeiter. Daher wissen diese natürlich auch, welche Unterlagen für welche Verfahren benötigt werden. So können Verzögerungen durch fehlende Unterlagen vermieden werden.
Wir kennen die richtigen Ansprechpartner. So sind wir gerade bei baurechtlichen oder notariellen Fragen in der Lage, wichtige Dinge im Vorfeld zu erledigen. Mit dem Resultat, dass wir unseren Kunden langwierige Anfragen ersparen können. Wir kümmern uns um den Kontakt zu den Behörden der Stadt, des Landes oder ihrem Versorgungsunternehmen, um nur einige Beispiele zu nennen. Zum Beispiel können Bauanträge so schneller bearbeitet, Arbeiten früher begonnen werden.



Versicherung

Natürlich sollte eine Immobilie bestmöglichst gegen eventuelle Schäden oder sogar Zerstörung geschützt werden. Dafür bieten diverse Versicherungsanbieter die verschiedensten Angebote an. Hier gilt es, die unterschiedlichen Versicherungsverträge auf Herz und Nieren zu prüfen. Außerdem muss abgewogen werden, welche Versicherung den individuellen Anforderungen einer Immobilie am besten entspricht.

Die Zusammenstellung eines objektgerechten Sicherheitspakets gehört zu den Kernaufgaben einer Hausverwaltung. Die letztendliche Entscheidung, welche Versicherungen abgeschlossen werden, obliegt jedoch allein dem Eigentümer.

Häufig beobachten wir, dass die Immobilienbesitzer dazu tendieren, jedes noch so geringe Risiko abzudecken. Beim genaueren Hinsehen ergibt sich dann ein schlechtes Preisleistungsverhältnis zum Nachteil des Eigentümers.

Bestimmte Punkte müssen von einer Versicherung abgedeckt werden. Dabei handelt es sich um die Risiken Brand, Sturm, Hagel und Schäden durch Leitungswasser. Banken schreiben diese Versicherungen auch zwingend vor. Dabei ist zu beachten, dass die Versicherungen regelmäßig an der Wertentwicklung einer Immobilie angepasst werden, um eine mögliche Unterversicherung zu vermeiden. Der Wert eines Gebäudes kann sich durch Renovierung, Um- und Anbauten verändern. Das ist ein wichtiger Punkt, denn im Fall einer Unterversicherung werden Schäden nur bis zum prozentualen Grad der Unterversicherung ausgeglichen. Manche Versicherer bieten mit ihren Verträgen einen Automatismus an, der die üblichen Kriterien der Wertsteigerung berücksichtigt.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Elementarrisiken. Je nach Lage der Immobilie sollte über Versicherung gegen eine der folgenden Gefahren nachgedacht werden: Überschwemmung, Erdbeben, Erdsenkung, Erdrutsch, Schneedruck oder Lawinen. Darüber hinaus sehen wir eine Haftpflichtversicherung als unverzichtbar an. Denn das Risiko, dass ein Dritter zum Beispiel durch herabfallende Ziegel oder Sturz auf nicht geräumten Wegen zu Schaden kommt, ist finanziell kaum überschaubar. Eine zusätzliche Gewässerschaden-Haftpflichtversicherung ist bei Betrieb einer Ölheizung ein weiteres absolutes Muss.



Führung von Hauskonten

Mieten und Nebenkosten werden auf so genannte Hauskonten überwiesen. Im Auftrag der Kunden überwachen wir Mieteinnahmen auf diesen Konten. Kommt ein Mieter in Verzug, forschen wir nach den Ursachen. Frühes Handeln verhindert ein hohes Aufkommen an Mietrückständen, die im schlimmsten Fall sonst zu Ausfällen führen können.

Das Gleiche gilt für Zahlung der laufenden Bewirtschaftungskosten aus dem Hauskonto. Rechnungen werden nicht nur geprüft, sondern auch unter Nutzung von Skonto fristgerecht überwiesen.



Abwicklung von Schadensfällen

Kommt es zu einem Schaden, wie zum Beispiel durch einen Rohrbruch, übernehmen wir die Aufgabe, zügig den für die Immobilie zuständigen Dienstleister mit der Behebung des Schadens zu beauftragen. Darüber hinaus informieren wir unverzüglich den entsprechenden Versicherer und kümmern uns um die Abwicklung des Schadenfalls. Außerdem formulieren wir die schriftliche Schadensmeldung. Um hier eine schnelle Schadensbehebung zu gewährleisten, verfügen wir über ein Netzwerk von Handwerksbetrieben und Dienstleistern der wichtigsten Gewerke.



Jahresabrechnung und vierteljährliche Abrechnung

Bei der Jahresabrechnung handelt es sich um die jährlich nach dem Wirtschaftsjahr fällige Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, die für eine vermietete Immobilie anfallen. Sie wird von dem Hausverwalter erstellt, indem er für den Besitzer der Immobilie die jährlichen Ausgaben und die Einnahmen gegenüberstellt. Gerne übernehmen wir diese Aufgabe für unsere Kunden. Im Bedarfsfall, um aktuellere Zwischenstände zu erhalten, kann auch auf vierteljährliche oder monatliche Abrechnungszeiträume umgestellt werden.